Het bestuur van het Meerschap heeft een nieuwe klachtenverordening vastgesteld waarin regels en procedures worden beschreven voor het indienen van klachten over medewerkers en bestuursleden van het Meerschap Paterswolde.

Klachtenregeling Meerschap

Wat is een klacht?
Het is van belang om onderscheid te maken tussen een klacht, een melding en een bezwaar.

Klacht
Een klacht moet gaan over gedragingen van medewerkers of bestuursleden. Daaronder valt ook het niet nakomen van afspraken. U heeft zich gestoord aan een medewerker die u niet op correcte wijze heeft geholpen of aan een bestuurder die een inspraakavond voorzit. Het moet dan wel om zijn gedrag gaan.

Melding
Een melding is geen klacht. Het kan zijn dat u een gevaarlijke of hinderlijke situatie onder onze aandacht wilt brengen, zodat die tijdig verholpen kan worden. Loszittende tegels, overhangende takken of gaten in de weg zijn daar voorbeelden van. Een dergelijke melding kunt u doorgeven aan het centrale telefoonnummer van het Meerschap (050) 5255381 of 06-51326097.

Bezwaar
Van een bezwaar is sprake als u het niet eens bent met een schriftelijk besluit van Meerschap. U heeft bijvoorbeeld een vergunning aangevraagd en deze is geweigerd of u bent het niet eens met de voorwaarden die het Meerschap stelt bij uw vergunning. Ook dan is er sprake van onvrede, maar niet in de zin van de klachtenregeling. Voor een bezwaar gelden andere procedures die bij de wet zijn vastgelegd. Die zijn hier dus niet aan de orde.

Waarover kunt u klagen
Niet alle klachten kunnen in behandeling worden genomen. Wij wijzen u hier op zaken waarover u wel en niet kunt klagen. Instanties en personen waarover u een klacht kunt indienen. U kunt bij het Meerschap terecht met klachten over:

• individuele medewerkers
• de voorzitter en de overige bestuursleden

Zaken waarover u niet kunt klagen
Voordat u een klacht indient, kunt u nagaan of deze voldoet aan de voorwaarden die de klachtenregeling stelt.
U kunt niet klagen over een gedraging,

• waarover al een klacht is ingediend en al volgens de klachtenregeling is behandeld
• die langer dan een jaar geleden heeft plaatsgevonden
• waartegen u bezwaar had kunnen maken
• waartegen u in beroep kunt of had kunnen instellen
• waarover de rechter een uitspraak heeft gedaan
• waarvoor al een opsporingsonderzoek loopt of deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit

Een klacht wordt niet in behandeling genomen,

• als uw belang of het gewicht van de gedraging onvoldoende is
• als u bij de klacht niet de juiste zaken heeft aangegeven zoals in de klachtenregeling is omschreven (zie procedure klachtenregeling)
  

Procedure klachtenregeling

De procedure van de klachtenbehandeling bestaat uit vier stappen.

STAP 1 Het indienen van een klacht
Als uw klacht aan alle hiervoor genoemde voorwaarden voldoet, kunt u dat op twee manieren doen.

Mondeling
U dient uw klacht mondeling in bij de klachtencoördinator of zijn plaatsvervanger. Hij zorgt er voor dat uw klacht op de juiste plek komt en zo snel mogelijk wordt afgehandeld (maximale termijn: 10 weken, bij klachten over de voorzitter 6 weken; de afdoening kan met hoogstens 4 weken worden verdaagd).

Schriftelijk
U dient uw klacht schriftelijk in bij het Meerschap. De klacht richt u aan het  dagelijks bestuur t.a.v. de klachtencoördinator. Daarbij vermeldt u de onderstaande zaken.
Bij de beschrijving van uw klacht, dient u een aantal zaken aan te geven:
1. voor zover u bekend, over wie u klaagt.
2. wat er gebeurt is en wanneer (datum/tijd).
3. waarom u hierover klaagt.
4. de reactie van de medewerker of bestuurder op uw klacht.
5. uw naam, adres en telefoonnummer.

U stuurt uw klacht naar:
Het Meerschap Paterswolde
T.a.v. de klachtencoördinator
Veenweg 46
9752 XS Groningen
Telefoon: 050-5255381
E-mail: info@meerschap-paterswolde.nl

Mocht u zich afvragen of u een klacht kunt indienen, of vragen hebben over de manier waarop u dat moet doen, dan kunt u altijd even bellen of mailen met de klachtencoördinator.

STAP 2 Beoordeling van de ontvankelijkheid van de klacht
Het bestuursorgaan beoordeelt, al dan niet op advies van de klachtencoördinator, of de klacht ontvankelijk is, met andere woorden of de klacht valt onder het klachtrecht. Is de klacht niet-ontvankelijk, dan krijgt u hiervan bericht en wordt de klacht niet verder behandeld.

STAP 3 De Hoorzitting
Indien de klacht in behandeling wordt genomen, wordt u uitgenodigd voor een gesprek met de behandelaar en de beklaagde. Hierbij is de gelegenheid op elkaars standpunten te reageren. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt.

STAP 4 Besluit
Het bestuursorgaan besluit naar aanleiding van het advies van de behandelaar en het verslag over de afdoening van de klacht. U wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Indien u niet tevreden bent over de afdoening van de klacht, kunt u aansluitend binnen twaalf weken een klacht indienen bij de externe ombudsman voor het Meerschap.
Het Meerschap werkt voor de externe klachtenafhandeling samen met de gemeenten Haren en Tynaarlo. De ombudsman van Tynaarlo behandelt ook de klachten van de gemeente Haren en van het Meerschap.